Case Study - Informatyzacja procesu obiegu faktury kosztowej wewnątrz firmy

Charakterystyka klienta

Firma zajmująca się realizacją dużych prac z zakresu tworzenia infrastruktury drogowej. Organizacja wielooddziałowa o skomplikowanej strukturze organizacyjnej. Firma w ramach swojej działalności zamawia bardzo duże ilości surowców, materiałów i usług, które następnie są przetwarzane lub używane w procesie produkcyjnym.
Efektem każdego zamówienia jest przychodząca do firmy faktura, której płatność wymaga wielostopniowego zatwierdzenia. Ponadto wszystkie prace oraz materiały zamawiane w ramach tej faktury muszą zostać zaksięgowane na odpowiednie pozycje budżetowe w ramach ustalonego budżetu

Zobacz na czym polegał problem

Na czym polegał problem?

Proces dekretacji kosztów faktury realizowany jest poprzez dokument papierowy, którego obieg jest czasochłonny i angażujący wiele osób. Taki dokument w skrajnie skomplikowanych przypadkach powinien zostać ręcznie opisany przez ponad 20 osób, co znacznie wydłuża czas jego przetwarzania, wymaga skrupulatnego nadzoru oraz nie pozwala na efektywne zaspokajanie roszczeń dostawców. Może to skutkować wstrzymaniem dostaw surowców i usług, a w efekcie przełożyć się na bardzo wysokie kary związane z niedotrzymaniem terminów realizacji prac budowlanych. Średni czas realizacji zadania opisu faktury i dekretacji kosztów to kilka tygodni.

Rejestracja faktury w kancelarii
Opis analityczny faktury
Dekretacja kosztów w pozycje budżetowe
Eksport danych do systemu księgowego

Co zrobiliśmy?

Przy współpracy z klientem, przygotowany został dokument analityczny opisujący szczegółowo problem biznesowy oraz ścieżki dekretacji. Następnie przeprowadzony został projekt informatyzacji procesu rejestracji faktury kosztowej, uzupełniania jej opisu analitycznego oraz dekretacji kosztów. Generowane dane są eksportowane do systemu finansowo księgowego w oparciu o platformę Innotion Workflow. Nad całym procesem czuwał dedykowany zespół specjalistów Innotion.

Zobacz co osiągnęliśmy

Co osiągnęliśmy?

Po zakończeniu procesu informatyzacji osiągnięte zostały następujące efekty biznesowe:

  • Rejestracja faktur związanych z prowadzonym projektem w jednym miejscu
  • Efektywny dostęp do dokumentów i zdarzeń historycznych
  • Skrócenie czasu opisu analitycznego faktury do kilku godzin
  • Skrócenie czasu potrzebnego do zadekretowania faktury na pozycje budżetowe do kilku dni
  • Automatyczny eksport danych do systemu księgowego
  • Automatyczne powiadomienia o konieczności podjęcia działań przez użytkownika
  • Automatyczna kontrola i raporty eskalacyjne dla faktury oczekujących

Obecnie w systemie przetworzonych zostało już ponad 30 000 faktur.

Skontaktuj się z nami

Kontakt

Innotion Sp. z o.o.
Łucka 2/4/6 lok.54
00-845 Warszawa

+48 535 350 014
innbusiness@innotion.pl